COSO

COSO atau merupakan akronim dari  the The Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Commission  adalah sebuah organisasi sektor swasta yang sukarela, didirikan di Amerika Serikat, yang bertujuan untuk menyediakan panduan kepada manajemen eksekutif dan pengelola perusahaan tentang aspek-aspek kritis dalam pengelolaan prganisasi, etika bisnis, pengendalian internal, manajemen resiko perusahaan, kecurangan, dan pelaporan keuangan. COSO telah menerbitkan sebuah model pegendalian internal yang umum yang dengannya perusahaan dan organisasi dapat menilai sistem pengendalian internal yang efektif dan corporate governance.

II. Kerangka Kerja Pengendalian Internal (Internal  Control-Integrated  Framework)

Dalam laporan tersebut, COSO menetapkan definisi pengendalian internal, menjelaskan komponen-komponennya, dan menyediakan kriteria  terhadap sistem pengendalian yang dapat dievaluasi. Termasuk juga disebutkan didalamnya adalah memberikan pedoman penyusunan pengendalian internal untuk tujuan pelporan kepada publik dan menyediakan bahan-bahan kepada manajemen, auditor, dan pengguna lainnya untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal. Jadi, dua tujuan utama dari laporan tersebut  adalah

(1)     untuk menetapkan definisi umum pengendalian internal yang    melayani berbagai pihak, dan

(2)     menyediakan standar terhadap organisasi yang dapat menilai sistem pengendalian dan menentukan cara untuk meningkatkan/memperbaiki sistem tersebut.

Definisi Pengendalian Internal COSO adalah “suatu proses, yang dipengaruhi  oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan/jaminan yang wajar berkaitan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut :

·           Efektivitas dan efisiensi operasi

·           Keandalan laporan keuangan

·           Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 

COSO

COSO menekankan Pengendalian Internal sebagai suatu “proses” yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari aktivitas bisnis entitas yang berkelanjutan (on going business activities). Untuk tujuan pelaporan manajemen kepada publik, Pengendalian Internal terkait penjagaan asset dari pengambilan, penggunaan, atau penghilangan yang tidak terotorisasi adalah suatu proses yang dipengaruhi  oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan/jaminan yang wajar berkaitan dengan pencegahan atau deteksi dini terhadap pengambilan, penggunaan, atau penghilangan yang tidak terotorisasi terhadap asset entitas sehingga dapat memberikan pengaruh/efek yang material terhadap laporan keuangan.

COSO juga menyatakan konsep keyakinan yang wajar (reasonable assurance) terkait Pengendalian Internal bahwa adanya Pengendalian Internal yang baik tidak serta merta memberikan jaminan penuh kepada entitas bisa mencapai tujuannya namun sebatas keyakinan yang wajar. Selain itu terdapat keterbatasan yang melekat terhadap Pengendalian Internal bahwa tidak semua jenis pengendalian dapat diimplementasikan karena pertimbangan biaya dan manfaat (cost and benefit) sehingga dapat mengakibatkan Pengendalian Internal kurang efektif seperti yang diharapkan.

1.        Pihak yang terlibat

Dokumen COSO menyatakan bahwa pihak-pihak yang terlibat terkait Pengendalian Internal adalah dewan komisaris, manajemen, dan pihak-pihak lainnya yang mendukung pencapaian tujuan organisasi. Serta menyatakan bahwa tanggung jawab atas penetapan, penjagaan, dan pengawasan sistem Pengendalian Internal adalah tanggung jawab manajemen.

2.        Tujuan Pengendalian Internal bagi Organisasi

COSO mengasumsikan bahwa entitas telah menetapkan sendiri tujuan dari aktivitas operasinya. Namun COSO mengidentifikasikan tiga tujuan utama dari entitas, antara lain :

·           Efektivitas dan efisiensi operasi

·           Keandalan laporan keuangan

·           Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

3.        Komponen

COSO mengidentifikasi Sistem Pengendalian Internal yang efektif meliputi lima komponen yang saling berhubungan untuk mendukung pencapaian tujuan entitas, yaitu

(a)      Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Terdiri dari identifikasi risiko dan analisis risiko. Identifikasi risiko meliputi pengujian terhadap faktor-faktor eksternal seperti perkembangan teknologi, persaingan, dan perubahan ekonomi.  Factor internal diantaranya kompetensi karyawan, sifat dari aktivitas bisnis, dan karakteristik pengelolaan sistim informasi. Sedangkan Analisis Risiko meliputi mengestimasi signifikansi risiko, menilai kemungkinan terjadinya risik, dan bagaimana mengelola risiko.

(b)  Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Merupakan pondasi dari komponen lainnya dan meliputi beberapa faktor diantaranya :

·           Integritas dan Etika

·           Komitmen untuk meningkatkan kompetensi

·           Dewan komisaris dan komite audit

·           Filosofi manajemen dan jenis operasi

·           Kebijakan dan praktek sumber daya manusia

COSO menyediakan pedoman untuk mengevaluasi tiap factor tersebut diatas. Misal, Filosofi manajemen dan jenis operasi dapat dinilai dengan cara menguji sifat dari penerimaan risiko bisnis, frekuensi interaksi dari tiap subordinat, dan pengaruhnya terhadap laporan keuangan.

(c)   Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Terdiri dari kebijakan dan prosedur yang menjamin karyawan melaksanakan arahan manajemen. Aktivitas Pengendalian meliputi reviu terhadap sistim pengendalian, pemisahan tugas, dan pengendalian terhadap sistim informasi. Pengendalian terhadap sistim informasi meliputi dua cara :

·           General controls, mencakup kontrol terhadap akses, perangkat lunak, dan  system development.

·           Application controls, mencakup pencegahan dan deteksi transaksi yang tidak terotorisasi. Berfungsi untuk menjamin completeness, accuracy,  authorization and validity dari proses transaksi

(d)  Informasi dan komunikasi

COSO menyatakan perlunya untuk mengakses informasi dari dalam dan luar, mengembangkan strategi yang potensial dan system terintegrasi, serta perlunya data yang berkualitas. Sedangkan diskusi mengenai komunikasi berfokus kepada menyampaikan permasalahan Pengendalian Internal, dan mengumpulkan informasi pesaing.

(e)  Pengawasan (Monitoring)

Karena Pengendalian Internal harus dilakukan sepanjang waktu, maka COSO menyatakan perlunya manajemen untuk terus melakukan pengawasan terhadap keseluruhan Sistim Pengendalian Internal melalui aktivitas yang berkelanjutan dan melalui evaluasi yang ditujukan terhadap aktivitas atau area yang khusus.

4.        Fokus utama

COSO menetapkan Pengendalian Internal merupakan partisipasi dari semua stakeholder entitas yang meliputi seluruh/semua area atau fungsi bisnis entitas.

5.        Evaluasi keefektifan Pengendalian Internal

Meskipun COSO menekankan Pengendalian Internal sebagai suatu “proses” namun keefektifan dari pelaksanaannya dinyatakan sebagai sebuah kondisi dalam suatu titik waktu tertentu. Jika defisiensi Pengendalian Internal telah dikoreksi/dibetulkan pada saat pelaporan, COSO menyetujui apabila laporan manajemen pada pihak luar menyatakan bahwa Pengendalian Internal telah berjalan efektif.

6.        Bagaimana pelaporan masalah Pengendalian Internal

COSO mendiskusikan bagaimana manajemen memperoleh dan mengolah informasi jika terjadi defisiensi Pengendalian Internal. COSO merekomendasikan kepada personil yang mengidentifikasi terjadinya defisiensi untuk segera melaporkannya kepada atasan langsungnya, namun jika informasinya sensitive maka perlu adanya jalur khusus penyampaian informasi.

SISTEM PEMBELIAN KREDIT

Sistem Pembelian Kredit

Dokumen yang digunakan untuk pembelian kredit :

1.   Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.   Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.   Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.   Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.   Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.   Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian kredit :

1.      Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.      Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.      Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.      Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Flowchart Pembelian Kredit 

 

1.                  Bagian pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.

2.                  Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.

3.                  Hasil panen dan nota pembelian dikirim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin

4.                  Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.

5.                  Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian.

6.                  Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.

7.                  Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

 

 TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.

1. Penggunaan Teknik-teknik sistem dalam Auditing

Penugasan auditing dibagi dalam 2 komponen dasar, yaitu:

a. Audit Intern bertujuan menetapkan tingkat SPI yang dapat diandalkan organisasi. Bisanya memerlukan beberapa jenis pengujian ketaatan, untuk melihat eksistensi, efektifitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern yang diandalkan perusahaan.

b. Audit Laporan Keuangan merupakan pengujian substantive, yakni verivikasi langsung atas laporan keuangan.

Contoh : pengujian substantive atas kas akan mencakup konfirmasi langsung saldo bank.

Evaluasi Pengendalian Intern

Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemprosesan dan pendokumentasian dokumen-dokumen dalam sistem apliksasi. Pemisahan dan pembagian tugas merupakan aspek penting dalam pengendalian intern.

Pengujian Ketaatan

Membutuhkan pemahaman atas pengendalian yang akan diuji. Auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-teknik yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem. Bagan IPO dan HIPO, bagan arus dokumen, bagan arus program, diagram arus data, percabangan dan tabel keputusan, dan metode matriks adalah contoh teknik-teknik sistem yang umum digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.

Kertas Kerja

Adalah catatan yang dipegang oleh Auditor yang berisi prosedur dan pengujian-pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama melekukan pengujian audit.

 PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

• Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

• Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

• Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

TEKNIK-TEKNIK SISTEM :

• Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a. dokumentasi sistem yang sudah ada.

b. Mendesain sistem baru

c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1. Dokumen flowchart

2. Sistem / proses flowchart

• Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan :

- High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

- Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

- Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

• Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

• Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a. Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b. Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c. Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d. Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

• Bagan IPO dan HIPO

- Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh.

- Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

1.      Pemakaian teknik-teknik sistem

Teknik system merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan dokumentasi serta memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik system biasanya berupa diagram.

Ø  Penggunaan Teknik system untuk audit

Audit dibagi menjadi dua kelompok dasar, yaitu :

1.      Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan.

2.      Audit lapoan keuangan melibatkan pengujian substantif . pengujian substantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

ü  Evaluasi Pengendalian Internal

Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang penting , auditor membutuhkan teknik untuk memecah system untuk mengevaluasi  distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen.  Diagram ini disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengkelompokkan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

ü  Pengujian Kepatuhan

Auditor perlu memahami  teknik system yang biasanya digunakan untuk medokumentasikan system informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program , diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks. Auditor akan sering berhadapan dengan teknik-teknik tersebut pada saat mereka mengevaluasi dokumentasi system informasi.

ü  Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit dam kesimpulan yang ditarik dari hasil audit.  Kertas kerja menjadi catatan apa yang telah dilaksanakan oleh auditor.

Auditor menggunakan teknik system  untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dalam kertas kerja. Diagram alur data, diagram HIPO, flowchart  program, table keputusan dan metode matriks akan masuk kedalam kertas kerja  sebagai bagian dari dokumentasi sebuah system yang ditinjau oleh auditor.

Ø  Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan system terdiri dari tiga fase, yaitu : analisis system mencakup penyususnan dan evaluasi solusi untuk meyelesaikan masalah system. Desain system mencakup evaluasi efektifitas dan efisiensi setiap alternative desain system terkait dengan kebutuhan system secara keseluruhan. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap system pada saat system mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa system yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

2.      Teknik-teknik sistem

Teknik system diperlukan untuk menganalisis dan merancang system informasi dengan menggunakan pendekatan system terstruktur. Salah satu teknik system yag banyak digunakan yaitu pembuatan flowchart.

A Simbol Flowchart

ANSI X 3.5.-1970 mendifinisikan symbol flowchart kedalam beberapa kelompok yaitu :

1.      Symbol dasar, symbol ini mencakup :

-     Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

-     Symbol proses menggambarkan setiap fungsi pengo lahan data

-     Symbol garis arus, digunakan untuk mengaitkan symbol yang satu dengan symbol yang lainnya. Garis alur ini mengidentifikasikan urutan informasi dan operasi  yang harus dijalankan.

-     Symbol anotasi (komentar), menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikait kan dengan  symbol yang diberi komentar.

2.      Symbol input/output yang spesifik, mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara menangani informasi.

-          Symbol punched-card menggambarkan fungsi input output jika media yang digunakan adalah punched-card meliputi mark-sense, stub cards, file of cards dsb.

-          Symbol penyimpanan online menggambarkan fungsi dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online

-          Symbol input manual menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan

-          Symbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi menggunakan media telekomunikasi.

-          Symbol penyimpanan offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memperhatikan media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

3.      Symbol proses khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi

-          Symbol keputusan menggambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai  alternative jalur  operasi yang tersedia.

-          Symbol proses predefined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi yang tidak ditentukan pada symbol flowchart yang lain.

-          Symbol persiapan menggambarkan mengidentifikasi serangkaian intsruksi yang mengubah program.

-          Symbol operasi manual menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh manusia tanpa bantuan alat mekanisme apapun.

-          Symbol operasi auxiliary menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralata tertentu, yang tidak berada dibawah kendali langsung central processing unit.

4.      Symbol tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart dan mempermudah pembuatan flowchart.

-          Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju bagian flowchart yang lain

-          Symbol terminal menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart seperti titik awal, titik interupsi

-          Symbol mode parallel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi  yang simultan.

-          Symbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI X3.5 tetapi biasanya digunakan untuk menggambarkan alur keluar dari flowchart menuju halaman flowchart yang lain.

A Diagram IPO dan HIPO

Kedua diagram ini digunakan terutama oleh personel pengembangan system untuk membedakan level rincian yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO tidak memebrikan banyak keterangan mengenai fungsi proses, tetapi IPOberguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan. Diagram IPO yang menggambarkan  kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram IPO sebagai bagian dari diagram HIPO, biasanya berbentukk narasi. Sedangkan diagram HIPO menjelaskan ulasan proses yang lebih detail. HIPO terdiri dari serangkaian  level yang makin ke bawah menggambarkan system yang lebih detail diagram HIPO terdiri dari dua segmen yaitu diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang digambarkan kebutuhan input-proses-output setiap modul.

A Flowchart SIstem dan Program

Flowchart system digunakan baik oleh personel system maupun auditor. flowchart system mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi didalam sebuah system. Focus flowchart system adalah pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.

Flowchart program digunakan terutama oleh personel pengemabngan system. Dibandingkan flowchart  system lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Flowchart system terkait dengan fasse analisis dari sebuah proyek system, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain.

A Diagram arus data logika

Diagram ini digunakan terutama oleh personel pengemabngan system dalam analisis system. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan pengguna mengetahui konsep analis system mengenai masalah yang dihadapi pengguna. Tujuan penggunaan DFD untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis system dengan prses desain system secara fisik.. ada empat symbol DFD, terminator digunakan untuk menandai sumber data, symbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang mengubah data. Symbol simpanan data digunakan untuk menggambarkan sebuah simpanan data. Symbol arus data untuk mengidentifikasi aliran data.

A Diagram Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Berikut gambar DFD untuk proses Penggajian

	Pencatat Waktu

Karyawan

                     Data penggajian                            membayar gaji

Data penggajian

                                    Data penggajian                     rincian gaji

Bagian ini menggambarkan kontruksi DFD dan peran DFD dalam analisis system terstruktur. Analisis system terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top down dan perbaikan yang terus-menerus. Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis system dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

A Flowchart distribusi formulir, Dokumen dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat digunakan unuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah system.diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengkelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.  Dengan pemisahan peran per kolom tersebut evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif.

Flowchart analitik serupa dengan flowchart system, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart ini mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas.

Flowchart dokumen serupa dengan format analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap system aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

·         Simbol bagan arus

·         Penggunaan simbol bagan arus

·         Bagan IPO dan HIPO

            Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.

      Bagan arus sistem dan program

Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem.
Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

·         Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Berikut gambar DFD untuk proses Penggajian

	Pencatat Waktu

Karyawan

                     Data penggajian                            membayar gaji

Data penggajian

                                    Data penggajian                     rincian gaji

Bagian ini menggambarkan kontruksi DFD dan peran DFD dalam analisis system terstruktur. Analisis system terstruktur ditandai dengan adanya rancangan top down dan perbaikan yang terus-menerus. Aspek DFD yang penting adalah DFD berfokus pada simpanan simpanan data dan logika keputusan. Pada saat DFD telah selesai dibuat, analis system dapat melanjutkan menganalisis data yang perlu diidentifikasi untuk setiap aplikasi.

·         Flowchart distribusi formulir, Dokumen dan Analitik

Flowchart analitik, flowchart dokumen dan diagram distribusi formulir dapat digunakan unuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah system.diagram ini dikelompokkan dalam kolom-kolom untuk mengkelompokkan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.  Dengan pemisahan peran per kolom tersebut evaluasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi lebih efektif.

Flowchart analitik serupa dengan flowchart system, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart ini mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas.

Flowchart dokumen serupa dengan format analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap system aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

·         Penggunaan dan membuat Entity Relationalship Diagram (ERD)

            adalah menyediakan cara untuk mendeskripsikan perancangan basis data pada peringkat logika. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak. ERD berbeda dengan DFD(Data Flow Diagram) yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh system, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. Kegunaan ERD adalah menampilkan gambaran bagaimana hubungan suatu database.

ERD merupakan alat untuk pembuatan model data secara grafik, maka

ERD memiliki symbol – symbol yang digunakan untuk menggambarkan model

data seperti berikut :

a.           Entitas

Suatu kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakanatau didefinisikan secara unik.

b.      Relationship

Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity.

c.       Atribut

Karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entit atau relationship tersebut.

d.      Atribut kunci

Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik.

e.      Atriibut komposisi

Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instansi entity.

Cara pembuatan ERD

      Menentukan Entity

Disini kita dituntut untuk menentukan dengan cermat sebuah entity yang ada dalam suatu proyek atau masalah. Entity berguna untuk menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep penggunaan untuk database

      Menentukan Relasi

Setelah kita berhasil membuat Entity, langkah selanjutnya adalah menentukan relasi antar entity. Relasi apa yang terdapat antara Entity A dan B, apakah entity A dan B memiliki relasi "one to one", "one to many", atau "many to many".

      Gambar ERD sementara

Jika sudah mengetahui Entity beserta Relasinya, sekarang kita buat dulu gambar ERD sementara. Entity digambarkan dengan persegi, relasi digambarkan dengan garis.

      Isi kardinalitas

Kardinalitas menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan. Contohnya antara Entitas Buku, Distributor dan Pengarang, kardinalitas yang ada berupa:

Satu pengarang dapat menulis banyak buku

Satu buku ditulis satu pengarang

Banyak buku di distribusikan oleh satu distributor.

Dari sini kita bisa mengetahui harus memberi relasi apa. One to one kah?, dsb.

      Tentukan Primary Key (Kunci Utama)

Menentukan Primary Key pada masing-masing entity. Primary Key adalah atribut pada entity yang bersifat unik. Jadi setiap entity hanya memiliki satu Primary Key saja. Contoh: Entity Buku memiliki Primary Key bernama kode buku. Kode Buku ini bersifat unik, karena masing-masing buku memiliki kode yang berbeda-beda.

Tentukan pula Foreign Key (Kunci Tamu) pada masing-masing Entity. Foreign Key adalah Primary Key yang ada dalam Entity yang lain. Contoh pada Entity Pengarang misalnya terdapat atribut kode buku, yang mana, kode buku merupakan Primary Key dari Entity buku.

      Gambar ERD berdasarkan Primary Key

Menghilangkan relasi "many to many" dan memasukkan Primary dan Foreign Key pada masing-masing entitas. Relasi many to many antar entity perlu dihilangkan dengan cara menambah atribut baru antara 2 entity yang memiliki relasi many to many.

      Menentukan Atribut

Jika sudah melakukan step diatas, sekarang saatnya menentukan atribut pada masing-masing Entitas. Telitilah dalam menentukan atribut.

      Pemetaan Atribut

Apabila atribut telah ditentukan, sekarang pasang atribut dengan entitas yang sesuai.

      Gambar ERD dengan Atribut

Mengatur ERD seperti langkah 6 dengan menambahkan atribut dan relasi yang ditemukan.